Los sistemas de información se definen como un conjunto coherente de elementos relacionados. Estos pueden ser humanos, tecnológicos, organizativos y operativos. También, están ordenados de alguna manera natural o ‘artificial’ – con leyes o normas – e interdependientes. Estos sistemas constituyen, en una referencia temporal, una unidad funcional o un todo orgánico orientado a una actividad o una necesidad concreta y común.
La denominación “sistema de información” nace en EE. UU. en los años 60, referida a la gestión de la información empresarial mediante métodos electrónicos. De aquí se extiende a otros campos, incluidos el sanitario.
¿Qué es la información sanitaria?
El término “información sanitaria” comprende aquella información que, directa o indirectamente, permite una mejor comprensión de la salud de la población y del impacto que sobre ella tienen las actividades de los servicios sanitarios.
La información sanitaria maneja, entre otros, datos de natalidad, mortalidad, morbilidad, factores de riesgo, actividades y recursos sanitarios. En sí misma carece de sentido si no está conectada y sirve de base para la toma de decisiones en las diferentes áreas y niveles en que se estructura el quehacer sanitario.
El contenido y usos de la información sanitaria han evolucionado a lo largo del tiempo. En un primer momento, las estadísticas vitales, con finalidad administrativa, se complementaban con sistemas de información que recogían los casos de enfermedades infecciosas para que las Administraciones Públicas estableciesen procedimientos rápidos de control. Este sistema de vigilancia epidemiológica, junto a las estadísticas demográficas, han permitido conocer la evolución del estado de salud a lo largo del tiempo, aunque no fuera ésta su finalidad inmediata.
A partir de la segunda mitad de este siglo, el gran desarrollo de los centros sanitarios, fundamentalmente hospitales, acarreó un auge notable de los subsistemas basados en actividad de esos servicios. En esos momentos, la información que interesaba era la referida a los recursos sanitarios, utilización, costes y resultados. La misión principal de estos subsistemas era servir de apoyo a la gestión de los servicios de salud.
El cambio en los patrones de morbimortalidad en los países desarrollados ha conllevado otros planteamientos en la configuración de los SIS con la finalidad de poner de manifiesto los verdaderos problemas de salud de la población. En la actualidad la patología predominante en las sociedades industriales es crónica e invalidante, y contra ella nuestro sistema de cuidados poco o nada puede hacer. Por ello, centrarse exclusivamente en la información sobre recursos sanitarios y su utilización es claramente insuficiente.
Los SIS son de una complejidad muy variable, pero en todos ellos hay una serie de constantes que son: recogida, procesamiento y análisis de los datos y transmisión de la información.
Cada día se dispone de mayor volumen de información, pero muchos profesionales y usuarios se quejan por falta de ésta en determinados aspectos de la realidad sociosanitaria. Parece haber un distanciamiento entre los técnicos de la información y aquellos que la utilizan, porque no se dispone de la información en el momento oportuno o en una forma fácil de comprender.
Finalidad de los sistemas de información
La finalidad primordial de los SIS es informar e intervenir. Este último aspecto es esencial. La información debe dirigirse a facilitar la toma de decisiones de los diversos actores que operan en los servicios de salud. La pertinencia y utilidad de un sistema de información no radica en generar ingentes cantidades de datos e indicadores (“cementerios de datos”, en expresión de un conocido epidemiólogo), sino en ser capaz de proporcionar en tiempo y forma la incorporación adecuada a la persona indicada. Para ello es preciso que la información esté estructurada de forma correcta, sea creíble y aceptada por los actores del sistema, recoja los aspectos clave para cada nivel de decisión y, solo estos, y no genere unos costes excesivos.
En los SIS es necesario diferenciar entre “dato” e “información”. El dato es la expresión de una variable cualitativa o cuantitativa. Los datos son un reflejo de los acontecimientos y la información es el resultado del tratamiento de estos datos de manera que tengan un significado para un propósito específico.
Asimismo, es preciso distinguir entre dato, indicador e índice. Los datos se clasifican en objetivos (hard) o subjetivos (soft). Los datos objetivos se refieren a eventos observables, mientras que los subjetivos conciernen a las percepciones de las personas sobre un asunto determinado. Un mismo fenómeno puede medirse en términos de datos objetivos y de datos subjetivos. No obstante, hay hechos que se entienden mejor a través de un método subjetivo, como por ejemplo las encuestas de satisfacción de usuarios. Otros, sin embargo, como la mortalidad y la morbilidad hospitalarias, utilizan métodos objetivos por estar los datos disponibles.
Los datos o estadísticas que proporcionan las diferentes fuentes de información son de muy diversa naturaleza y en estado bruto no son muy expresivos. Deben traducirse en indicadores expresados en porcentajes, tasas y ratios para facilitar su comparación. En general, los indicadores representan una sola clase de datos. Los índices se distinguen de los indicadores por combinar elementos dispares. Son medidas compuestas más complejas, multidimensionales.
Utilidad de los Sistemas de Información Sanitaria
Cada SIS responde a una necesidad que viene o debería venir expresada en los objetivos de la política sanitaria. Antes de establecer un SIS, se requiere una valoración cuidadosa de la relación existente entre la utilidad de la información solicitada y el coste de conseguirla, la oportunidad y pertinencia de la información demandada y el tipo de decisiones posibles. En líneas generales los 
SIS son útiles para:
- la planificación sanitaria y evaluación de programas de salud, que deben perseguir los principios de eficacia, eficiencia y equidad.
- la gestión de los servicios sanitarios, buscando la racionalización de los recursos disponibles y de su utilización.
- la investigación y docencia. Los SIS son necesarios para elaborar hipótesis etiológicas.
- la vigilancia epidemiológica de las enfermedades y factores de riesgo, es decir, para conocer el estado de salud de la población.
Un SIS debe informar a los ciudadanos, a sus representantes políticos, a las personas con poder de decisión, a los administradores y a los encargados de la prestación de servicios sanitarios sobre la naturaleza y el alcance de los problemas de salud de una población y sobre las repercusiones de una gran variedad de factores y servicios en la solución de dichos problemas.
Sin la información aportada por los distintos SIS sería imposible controlar el gasto, planificar, modernizar los procedimientos de gestión y mejorar la organización. En definitiva, los SIS aportan una información valiosa para la toma de decisiones apoyadas en datos fidedignos.
Desde el punto de vista organizativo es necesario disponer de una unidad que transforme los datos en información inteligible y que haga posible la utilización de esa información. La generación de datos útiles que satisfagan las necesidades de información sólo es posible si existe una relación fluida entre usuarios y productores de datos.
Aunque un sistema de información pueda tener una calidad técnica idónea, su utilidad puede ser poco relevante porque los encargados de la toma de decisiones desconozcan su existencia, su contenido, o ambos. Por otro lado, como los productores de los datos tampoco saben lo que esas personas necesitan, no es extraño que las modificaciones efectuadas en sus sistemas afecten exclusivamente a las características técnicas de ellos. Sólo si se establece un puente entre unos y otros se podrán mejorar los subsistemas de información para un adecuado aprovechamiento de estos.
La mejor forma de alcanzar esta finalidad es mediante una unidad integrada por profesionales cualificados que establezcan esa conexión entre los productores de datos y los encargados de tomar decisiones. Los componentes de la unidad deben conocer, por un lado, la información que se precisa en los distintos niveles de la organización, y por otro, dónde están los datos disponibles, qué sistemas de información son susceptibles de mejorar y cuáles son las principales lagunas de información para dar respuesta a las necesidades.
Los pilares informativos
Se plantea un nuevo escenario consistente en la necesidad de incentivar mediante información dos de los nuevos pilares informativos: la flexibilidad, que le proporciona dinamismo, y la comunicación, que genera valor añadido a la organización.
Con ellos imperará la creatividad, la innovación y un cierto grado de virtualidad.
El primer pilar, la flexibilidad, requiere de la capacidad:
- para adelantarse y anticiparse a las necesidades emergentes – o inducirlas-: gestión del conocimiento y del tiempo asistencial: interconsulta por Internet o Intranet.
- de generar y/o adquirir el conocimiento útil en cada momento: hablaremos de «gestión del conocimiento» y de «capital intelectual»
- de cambiar rápidamente -adaptación, evolución- para hacer más de lo mismo, pero mejor e, incluso, otras cosas, aunque sea fuera del recinto sanitario: tecnología de respuesta múltiple sobre una base común: evitar las repeticiones, los hechos innecesarios y la pérdida de tiempo.
El segundo pilar, representado por la comunicación fluida, interna y externa, exige la:
- capacidad de detección de las necesidades actuales y/o de las potenciales -visión- aumentando así la solidez clínica e institucional
- modificación sustancial de la misión de la información: además de mirar hacia dentro, hemos de aprender a mirar también hacia afuera manteniendo la coherencia científica y asistencial
- generación de confianza, tanto interna como con el entorno
- integración del cliente externo (paciente) en el proceso de decisión y del interno en el proceso directivo
Todo ello para que el Sistema de Información pueda desarrollarse en base a:
- la creatividad, entendida como la capacidad personal u organizativa de encontrar la relación positiva entre elementos diferentes que hasta ese momento parecían no tenerla.
- la innovación, que significa romper con los patrones establecidos.
- la virtualidad, que es la cualidad de virtual y virtual es lo que tiene la virtud, la capacidad, para producir un efecto, aunque no esté presente físicamente.
Los SIS para una medicina del futuro
En el momento actual, en la era de la información, el diseño de las organizaciones sanitarias ya no puede ser simplista puesto que se incluyen en ellas diversas formas de gestión dentro de un marco común; se hace necesario un planteamiento donde se fomente la colaboración, el aprendizaje y la autonomía tomando la forma de contrato de servicio entre el Sistema de Información y cada uno de sus clientes.
En este momento hay que hablar de sinergias profesionales en el Sistema de Información en el que desde la normalización y la sistematización se avanza hasta la integración con el clínico, se acerca a él y es el soporte de su tarea.
Ello implica ir de un modelo gerencial de sistema de información – instrumento o recurso – donde éste actúa como consultor interno de organización e información al servicio clínico como hasta ahora, a otro modelo clínico de servicio de información – servicio – donde éste se ‘fragmenta’ y se integra en el servicio clínico: actúa como soporte profesional y funcional, único, acercando la información a quién la necesita y la ha de usar.
Esto supone un mayor dinamismo del Sistema, que se vuelve asimétrico, que está compartido e inmerso en un cierto equilibrio inestable, y donde no es sólo el médico quien usa información gerencial sino el gerente quién usa también información de raíz clínica.
En resumen, el cliente del Sistema de Información es todo aquel que tenga que tomar decisiones: el profesional, la organización, el ciudadano. Su relación se debe articular mediante un contrato de servicio para obtener la información adecuada que refleje la realidad de modo comprensible.